Uyt Jonsten Versaemt

Privacy Beleidsverklaring

Uyt Jonsten Versaemt 

Privacy Beleidsverklaring

 

1 Verantwoordelijkheid :

Wij zien het als onze verantwoordelijkheid om uw fundamenteel recht op privacy te beschermen en de veiligheid van uw persoonlijke gegevens te waarborgen.

Wij respecteren de privacy van al onze leden en medewerkers en de deelnemers aan onze activiteiten

We  verzamelen en verwerken geen persoonsgebonden gegevens voor andere doeleinden dan deze die worden beschreven in deze beleidsverklaring. Wij dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Wij zullen voldoen aan alle wettelijke voorschriften en verplichtingen ter zake.

Deze beleidsverklaring is van toepassing op al onze medewerkers. Elke medewerker die gegevens verwerkt doet dit volgens de beleidsprincipes van deze beleidsverklaring en in overeenstemming met de discretieplicht. Elke medewerker heeft een meldingsplicht wanneer inbreuken vastgesteld of vermoed worden.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor het beleid en de privacyregels van andere organisaties en/of relaties waarmee we samenwerken al-of-niet in een commercieel verband.

Wanneer een persoon of een organisatie ons persoonsgegevens verstrekt in naam van een andere persoon of organisatie, dan gaan we er van uit dat hiervoor de nodige toestemming werd bekomen en dat aan de betrokken personen de nodige informatie werd gegeven.

In dit document beschrijven wij verder wie bevoegd is voor dit beleid en de implementatie ervan, welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee omgaan.

 

2. Bevoegdheden :

De bevoegdheid voor het beleid inzake privacy ligt bij het bestuur van UJV vertegenwoordigd door de voorzitter. Deze persoon is verantwoordelijk voor het formuleren van de beleidsprincipes en voor het naleven ervan in onze organisatie.

Het bestuur fungeert als formeel beslissingsplatform en is bevoegd om beslissingen te nemen inzake het privacy beleid, de bijhorende richtlijnen en de implementatie van de nodige procedures en  aanvullende organisatorische en technische maatregelen.

 

3. Register van gegevens en verwerkingsprocessen :

Wij bewaren uw persoonsgegevens enkel zo lang wij er effectief kunnen mee omgaan conform deze beleidsverklaring. In dit kader gebeurt er een jaarlijkse evaluatie van zowel dataregister als de verwerkingsprocessen.

 

 

3.1 Dataregister :

Het dataregister beschrijft welke persoonsgegevens we opslaan en hun karakteristieken

Uw persoonsgegevens worden georganiseerd in datacategorieën. Een datacategorie definieert een set van gegevens die samen één geheel vormen.

 

De belangrijkste datacategorieën zijn :

3.1.1 Identiteitsgegevens :

Wij gebruiken per persoon de volgende identiteitsgegevens : naam, geslacht, adres, geboortedatum, telefoonnummer, mobiel nummer en e-mail adres.

3.1.2 Lidmaatschapsgegevens :

Wij verzamelen per lid de volgende bijkomende gegevens : jaar van lidmaatschap, datum van betaling van lidmaatschapsbijdrage en bedrag van betaling.

3.1.3 Transactiegegevens :

Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens per transactie : datum en bedrag van eventuele vergoedingen als medewerker of vrijwilliger van de organisatie.

Alle transactiegegevens worden met bewijsstukken ondersteund.

3.1.4 Links met andere organisaties :

Onze website kan links bevatten naar de website van andere bevriende organisaties. Deze links worden als een nuttige toevoeging ter beschikking gesteld. Wij kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor de inhoud of de privacyregels van die andere organisaties.

3.2 Verwerkingsprocessen :

Wij verwerken geen informatie voor andere doeleinden dan deze die worden beschreven in deze beleidsverklaring tenzij we van tevoren hiervoor uw toestemming hebben verkregen of om te voldoen aan een wettelijke vereiste.

We combineren uw persoonsgegevens niet met andere gegevens waarover we beschikken.

3.2.1 Lidmaatschapsbeheer :

Wanneer u zich aanmeldt bij onze organisatie vragen we u om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken. Uw lidmaatschap houdt per definitie in dat we bepaalde diensten verbanden aan uw lidmaatschap verlenen. Uw persoonsgegevens worden enkel gebruikt om deze diensten te kunnen uitvoeren en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

3.2.2 Financieel beheer :

Voor de verwerking van bepaalde transacties verbonden aan uw lidmaatschap (betaling lidmaatschapsbijdrage, vergoeding voor bewezen kosten, vrijwilligers- en andere vergoedingen) in de boekhouding zijn uw gegevens vereist. Deze gegevens worden enkel gebruikt om het financieel beheer te kunnen uitvoeren en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

 

3.2.3 Beheer van activiteiten :

Wanneer u zich aanmeldt voor een activiteit georganiseerd door onze organisatie (of door een bevriende organisatie al-of-niet in een samenwerkingsverband) vragen we u om identiteitsgegevens te verstrekken voor het bijhouden van een aanwezigheidsregister, eventueel in combinatie met transactiegegevens. Deze gegevens worden enkel gebruikt om het beheer van deze activiteit te kunnen uitvoeren. Aanwezigheids- en andere registers zullen niet gedeeld worden met derden.

3.2.4 Communicatiebeheer :

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. Deze informatie kan worden opgeslagen en bewerkt en zal niet gedeeld woorden met derden.

 

4. Opslag/bewaring/beveiliging van gegevens :

Het aantal medewerkers dat toegang heeft tot uw persoonsgegevens is beperkt. De toegang tot uw persoonsgegevens gebeurt enkel en alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.

Wij verbinden ons ertoe om alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige en onwettelijke toegang of enige ander ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens, ongeacht het formaat waarin die gegevens worden bewaard of de informatiedrager (elektronisch/papier).

Gegevens in niet-elektronisch formaat worden bewaard in dossiers die opgeslagen worden in een beveiligde locatie.

Uw persoonsgegevens worden zo lang bewaard als nodig voor onze werking en voor de doeleinden zoals hierboven beschreven. Wanneer gegevens niet meer nodig zijn worden deze onherroepelijk vernietigd.

 

5. Correctheid/Relevantie/Aanpassing :

5.1  Algemeen :

Wij ondernemen alle redelijke stappen om te verzekeren dat de door ons bewaarde informatie correct, volledig, up-to-date en relevant is voor de verwerking ervan.

Wij zullen niet routinematig uw persoonsgegevens bijwerken tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor die informatie wordt gebruikt.

Wij bieden alle leden en andere personen die gebruikt maken van onze diensten of deelnemen aan onze activiteiten de mogelijkheid tot het inzien, aanpassen en verwijderen van de persoonlijke informatie die zij hebben verstrekt. Het is uw verantwoordelijkheid om ons te informeren van elke afwijking en/of gewenste wijziging. Wij zullen zo snel als mogelijk de nodige correcties implementeren. Indien een wijziging niet wenselijk of niet mogelijk is zullen wij u hieromtrent informeren met de nodige verantwoording.

U heeft het recht u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om een eerder gegeven toestemming voor een welbepaald verwerking in te trekken. U kan hiervoor contact opnemen met de verantwoordelijk persoon bepaald in deze beleidsverklaring.

Bij het schrappen van een persoon worden alle identiteitsgegevens definitief verwijderd.

5.2 Aanpassing/uitschrijven communicatie :

Als u uw contactgegevens wenst aan te passen of uzelf uit onze bestanden wenst verwijderd te zien, kunt u contact met ons opnemen.

 

6. Ter beschikking stellen en delen van gegevens :

De ons ter beschikking gestelde persoonsgebonden gegevens worden principieel niet met derden gedeeld, tenzij om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Uitzonderingen :

-       De overkoepelende koororganisatie “Koor en Stem” voor de toekenning van koorsubsidie en het verzekeren van onze leden en activiteiten.

-       De gemeente Schilde voor te toekenning van de gemeentelijke subsidie.

De aan deze derden verstrekte gegevens bevatten enkel de persoonsgegevens die voor hen relevant zijn namelijk naam en woonplaats van onze leden.

Wij stellen de nodige informatie ter beschikking van de verantwoordelijke instanties wanneer dit wettelijk vereist is of op gerechtelijk bevel.

In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Onze medewerkers zijn verplicht om de verantwoordelijkheid van uw gegevens te respecteren.

 

7. Veranderingen aan deze beleidsverklaring :

We controleren regelmatig of deze beleidsverklaring overeenstemt met de toepasselijke wetgeving.

Deze beleidsverklaring is afgestemd op het gebruik door en de mogelijkheden van onze organisatie. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van onze organisatie kunnen leiden tot wijzigingen in deze beleidsverklaring. Het is raadzaam om regelmatig deze beleidsverklaring te raadplegen.

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Vragen en feedback :

Voor al uw vragen in verband met deze beleidsverklaring en de toepassing ervan kunt u contact met ons opnemen :

Uyt Jonsten Versaemt

p/a Felix Verlinden

De Spildoren 30

2970 Schilde

Telefoon : 03 3831860

e-mail  : flix.v@telenet.be 

               ujv@telenet.be